Il verbale di assemblea è il documento ufficiale che certifica lo svolgimento della riunione condominiale e le decisioni prese. Un verbale mal redatto può causare l'annullamento delle delibere, contenziosi costosi e responsabilità per l'amministratore.
Secondo i dati degli ordini professionali, oltre il 25% delle impugnazioni di delibere condominiali deriva da vizi formali del verbale. Sapere come redigere un verbale corretto non è un optional: è una competenza essenziale.
Cosa troverai in questa guida
Tutti gli elementi obbligatori di un verbale, gli errori più comuni da evitare, i casi di impugnazione e un modello fac simile completo che puoi adattare alle tue esigenze.
Cos'è il Verbale di Assemblea Condominiale#
Il verbale è il documento scritto che attesta:
- Che l'assemblea si è regolarmente tenuta
- Chi ha partecipato e con quali millesimi
- Cosa è stato discusso e deliberato
- Come si è votato su ciascun punto
Ha natura di atto pubblico quando redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente. Fa piena prova fino a querela di falso per quanto riguarda la provenienza e le dichiarazioni.
Perché è così importante#
Il verbale serve per:
- Documentare le decisioni prese
- Vincolare i condomini alle delibere
- Informare gli assenti sulle decisioni
- Difendere l'amministratore da contestazioni
- Provare in giudizio lo svolgimento dell'assemblea
Attenzione
Le delibere non verbalizzate o verbalizzate in modo incompleto possono essere impugnate. L'onere della prova della regolarità grava su chi sostiene la validità della delibera.
Gli Elementi Obbligatori del Verbale#
Un verbale completo deve contenere:
1. Intestazione#
- Denominazione del condominio
- Indirizzo del condominio
- Data dell'assemblea
- Convocazione: prima o seconda
- Luogo di svolgimento
- Ora di inizio
2. Verifica dei poteri#
- Elenco dei condomini presenti (nome e millesimi)
- Elenco delle deleghe (delegante, delegato, millesimi)
- Totale dei millesimi presenti/rappresentati
- Verifica del quorum costitutivo
- Nomina di presidente e segretario
3. Ordine del giorno#
L'elenco dei punti da trattare, esattamente come indicato nella convocazione. Non si possono aggiungere punti non previsti (salvo con presenza di tutti i condomini).
4. Discussione#
Per ogni punto all'ordine del giorno:
- Sintesi della discussione
- Interventi significativi (se richiesto di verbalizzare)
- Proposte presentate
5. Votazioni#
Per ogni delibera:
- Oggetto preciso della votazione
- Voti favorevoli (numero e millesimi)
- Voti contrari (numero e millesimi)
- Astenuti (numero e millesimi)
- Esito: approvato/respinto
6. Chiusura#
- Ora di chiusura dell'assemblea
- Firma del presidente
- Firma del segretario
Modello Fac Simile di Verbale#
Ecco un modello completo che puoi adattare:
VERBALE DI ASSEMBLEA CONDOMINIALE#
CONDOMINIO: [Denominazione Condominio] INDIRIZZO: [Via/Piazza, numero civico, CAP, Città] CODICE FISCALE: [Codice Fiscale Condominio]
DATA: [Giorno, Mese, Anno] ORA INIZIO: [HH:MM] LUOGO: [Indirizzo sede assemblea] CONVOCAZIONE: [Prima/Seconda] convocazione
VERIFICA PRESENZE E COSTITUZIONE ASSEMBLEA
Alle ore [HH:MM] del giorno [data], presso [luogo], si riunisce l'assemblea dei condomini del Condominio [denominazione], convocata con avviso del [data convocazione] a firma dell'Amministratore [Nome Cognome].
Sono presenti, personalmente o per delega, i seguenti condomini:
| N. | Condomino | Unità | Millesimi | Presente/Delegato a |
|---|---|---|---|---|
| 1 | [Nome Cognome] | Int. [X] | [XXX] | Presente |
| 2 | [Nome Cognome] | Int. [X] | [XXX] | Delegato a [Nome] |
| ... | ... | ... | ... | ... |
TOTALE PRESENTI: [N] condomini per complessivi millesimi [XXX]/1000
Verificata la presenza del quorum costitutivo di [XXX]/1000, l'assemblea è regolarmente costituita in [prima/seconda] convocazione.
L'assemblea procede alla nomina del Presidente nella persona di [Nome Cognome] e del Segretario nella persona di [Nome Cognome / Amministratore].
ORDINE DEL GIORNO
- [Primo punto come da convocazione]
- [Secondo punto come da convocazione]
- [...]
- Varie ed eventuali
TRATTAZIONE PUNTI ALL'ORDINE DEL GIORNO
PUNTO 1: [Titolo del punto]
Il Presidente introduce l'argomento illustrando [breve descrizione].
[Sintesi della discussione, interventi significativi se richiesto di verbalizzare]
Si pone in votazione la seguente proposta: [testo esatto della proposta]
VOTAZIONE:
- Favorevoli: [N] condomini per millesimi [XXX]
- Contrari: [N] condomini per millesimi [XXX]
- Astenuti: [N] condomini per millesimi [XXX]
La proposta è APPROVATA/RESPINTA con la maggioranza di [N] condomini rappresentanti millesimi [XXX]/1000.
PUNTO 2: [Titolo del punto]
[Ripetere la struttura del Punto 1]
PUNTO [N]: Varie ed eventuali
[Eventuali comunicazioni o richieste non soggette a delibera]
CHIUSURA
Esauriti i punti all'ordine del giorno e non essendovi altro da deliberare, il Presidente dichiara chiusa l'assemblea alle ore [HH:MM].
Il presente verbale, composto di [N] pagine, viene letto, approvato e sottoscritto.
[Luogo], [data]
Il Presidente Il Segretario
[Nome Cognome] [Nome Cognome]
Consiglio pratico
Usa sempre la stessa struttura per tutti i verbali. La standardizzazione riduce gli errori e velocizza la redazione. Un software gestionale può generare automaticamente la struttura base.
Come Redigere un Verbale Efficace: 10 Best Practice#
1. Prepara prima la struttura#
Prima dell'assemblea, prepara già:
- Intestazione completa
- Elenco dei condomini con millesimi
- Ordine del giorno
- Spazi per le votazioni
2. Registra l'assemblea#
Con il consenso dei presenti, registra l'assemblea audio o video. Ti permetterà di:
- Riascoltare passaggi poco chiari
- Verificare i numeri delle votazioni
- Difenderti da contestazioni
3. Verbalizza in tempo reale#
Non aspettare il giorno dopo. Verbalizza mentre l'assemblea procede, anche in forma sintetica. Potrai rifinire dopo.
4. Sii preciso nelle votazioni#
Per ogni votazione indica sempre:
- Numero di favorevoli E millesimi
- Numero di contrari E millesimi
- Numero di astenuti E millesimi
Non basta scrivere "approvato a maggioranza".
5. Verbalizza le contestazioni#
Se un condomino contesta una procedura o chiede di verbalizzare un intervento, devi farlo. Il rifiuto può essere motivo di impugnazione.
6. Non modificare dopo la firma#
Una volta firmato, il verbale non può essere modificato. Eventuali correzioni richiedono una nuova assemblea.
7. Invia tempestivamente#
Il verbale deve essere inviato agli assenti entro 30 giorni dall'assemblea. Da quella data decorrono i termini per l'impugnazione.
8. Conserva gli originali#
Conserva sempre l'originale firmato e le copie inviate. Sono documenti condominiali essenziali.
9. Allega i documenti rilevanti#
Se la delibera riguarda preventivi o documenti specifici, allegali al verbale o indicali precisamente.
10. Usa un linguaggio chiaro#
Il verbale deve essere comprensibile anche a chi non era presente. Evita abbreviazioni criptiche o riferimenti oscuri.
Errori da Evitare Assolutamente#
1. Omettere il quorum#
Errore: "Presenti in numero sufficiente" Corretto: "Presenti 8 condomini per complessivi 567 millesimi"
Senza l'indicazione precisa, la delibera è impugnabile.
2. Votazione generica#
Errore: "Approvato all'unanimità" Corretto: "Approvato con 8 voti favorevoli (567/1000), 0 contrari, 0 astenuti"
L'unanimità deve comunque essere documentata numericamente.
3. Ordine del giorno diverso dalla convocazione#
Non puoi deliberare su argomenti non previsti nella convocazione (salvo assemblea totalitaria). Se lo fai, la delibera è nulla.
4. Mancata verbalizzazione di interventi richiesti#
Se un condomino chiede di verbalizzare il proprio intervento, devi farlo. Il rifiuto è illegittimo.
5. Verbale non firmato#
Un verbale senza firme di presidente e segretario ha valore probatorio molto ridotto. Può essere disconosciuto.
6. Invio tardivo#
Se invii il verbale dopo 30 giorni, gli assenti potrebbero contestare la decorrenza dei termini di impugnazione.
Le conseguenze degli errori
Un verbale viziato può portare a:
- Annullamento della delibera
- Risarcimento danni ai condomini
- Responsabilità dell'amministratore
- Costi legali per tutti
Impugnazione delle Delibere: Quando e Come#
Motivi di impugnazione#
Le delibere possono essere impugnate per:
Vizi formali (annullabilità):
- Mancata convocazione di un condomino
- Convocazione tardiva
- Quorum non raggiunto
- Errori nel verbale
Vizi sostanziali (nullità):
- Delibere su materie non di competenza dell'assemblea
- Violazione di diritti individuali
- Oggetto impossibile o illecito
Termini per l'impugnazione#
| Chi impugna | Termine |
|---|---|
| Condomini presenti dissenzienti/astenuti | 30 giorni dalla data dell'assemblea |
| Condomini assenti | 30 giorni dalla comunicazione del verbale |
| Chiunque (per delibere nulle) | Nessun termine (nullità assoluta) |
Procedura di impugnazione#
- Mediazione obbligatoria: prima del giudizio, tentativo di mediazione (D.Lgs. 28/2010)
- Ricorso al Tribunale: se la mediazione fallisce
- Sospensione cautelare: possibile chiedere la sospensione della delibera
- Decisione: sentenza di conferma o annullamento
Assemblea Deserta: Come Verbalizzare#
Se nessuno si presenta all'assemblea (nemmeno l'amministratore come delegato), è comunque opportuno redigere un verbale di assemblea deserta:
Modello verbale assemblea deserta#
VERBALE DI ASSEMBLEA DESERTA
CONDOMINIO: [Denominazione] DATA: [Data] CONVOCAZIONE: [Prima/Seconda]
L'Amministratore [Nome Cognome], recatosi presso [luogo] per la [prima/seconda] convocazione dell'assemblea convocata con avviso del [data], dà atto che:
- Alle ore [HH:MM] non risulta presente, personalmente o per delega, alcun condomino
- Il quorum costitutivo non è raggiunto
- L'assemblea non può ritenersi validamente costituita
Pertanto, l'Amministratore dichiara l'assemblea deserta e rimanda alla [eventuale data seconda convocazione / nuova convocazione da stabilirsi].
[Luogo], [data]
L'Amministratore
Verbale dell'Assemblea in Videoconferenza#
Con le assemblee online, il verbale richiede elementi aggiuntivi:
Elementi specifici#
- Piattaforma utilizzata: nome del software (Zoom, Teams, Meet, ecc.)
- Modalità di identificazione: come sono stati identificati i partecipanti
- Sistema di voto: come si è votato (alzata di mano virtuale, sondaggio, chat)
- Eventuali problemi tecnici: disconnessioni, difficoltà audio/video
- Consenso alla registrazione: se l'assemblea è stata registrata
Formula tipo#
"L'assemblea si svolge in modalità telematica mediante la piattaforma [nome], come previsto dall'art. 66 comma 3 disp. att. c.c. I partecipanti sono stati identificati mediante [procedura]. Le votazioni si sono svolte mediante [sistema]. L'assemblea è stata registrata con il consenso di tutti i presenti / non è stata registrata."
Normativa
L'art. 66, comma 3, disp. att. c.c. (modificato dal D.L. 18/2020) consente espressamente lo svolgimento dell'assemblea in videoconferenza se previsto dal regolamento o deliberato dall'assemblea stessa.
Digitalizzazione dei Verbali#
La gestione cartacea dei verbali presenta criticità:
| Gestione cartacea | Gestione digitale |
|---|---|
| Difficile ricerca | Ricerca istantanea |
| Rischio smarrimento | Backup automatico |
| Invio postale costoso | Invio email/PEC immediato |
| Nessuna tracciabilità | Log di invio e lettura |
| Spazio fisico | Zero ingombro |
Vantaggi di un software gestionale#
Un software moderno permette di:
- Generare automaticamente la struttura del verbale
- Calcolare millesimi e quorum in tempo reale
- Registrare le votazioni con un click
- Inviare il verbale via email/PEC a tutti
- Archiviare in modo sicuro e ricercabile
- Tracciare l'invio e la ricezione
Verbali perfetti in metà tempo
Condominus genera automaticamente la struttura del verbale, calcola i quorum in tempo reale e invia ai condomini con un click. Mai più errori formali. Provalo gratis per 30 giorni.
Richiedi accesso prioritarioFAQ sul Verbale di Assemblea#
È obbligatorio nominare presidente e segretario?
Sì, la nomina di presidente e segretario è prassi consolidata e raccomandata. Il presidente dirige i lavori, il segretario redige il verbale. Spesso l'amministratore svolge il ruolo di segretario, ma non può essere presidente.
Il verbale deve essere firmato da tutti i presenti?
No, è sufficiente la firma del presidente e del segretario. Gli altri condomini non sono tenuti a firmare, ma possono farlo se lo desiderano come attestazione di presenza.
Un condomino può rifiutarsi di firmare il verbale?
Il condomino può rifiutarsi di firmare. In tal caso, si annota nel verbale: "Il condomino [Nome] rifiuta di sottoscrivere il presente verbale". Il verbale resta valido con le firme di presidente e segretario.
Entro quanto tempo va inviato il verbale?
Non c'è un termine legale specifico, ma la prassi e la giurisprudenza indicano 30 giorni come termine ragionevole. Da tale comunicazione decorrono i termini per l'impugnazione da parte degli assenti.
Il verbale può essere corretto dopo l'assemblea?
Correzioni formali (refusi, errori materiali) possono essere fatte prima dell'invio. Dopo la firma e l'invio, il verbale non può essere modificato. Eventuali rettifiche richiedono una nuova assemblea.
Chi conserva l'originale del verbale?
L'originale è conservato dall'amministratore nel registro dei verbali delle assemblee. Ogni condomino ha diritto di prenderne visione e ottenerne copia.
Conclusioni#
Il verbale di assemblea è molto più di una formalità burocratica: è il documento che dà certezza alle decisioni del condominio e tutela tutti i soggetti coinvolti.
I punti chiave da ricordare:
- Struttura completa: tutti i 6 elementi obbligatori
- Precisione nelle votazioni: sempre numeri E millesimi
- Verbalizza le contestazioni: è un diritto del condomino
- Firma sempre: presidente e segretario devono firmare
- Invia tempestivamente: massimo 30 giorni
- Conserva gli originali: sono documenti essenziali
- Standardizza: usa sempre lo stesso modello
Un software gestionale può automatizzare gran parte del lavoro, riducendo errori e tempi di redazione. La tecnologia è un alleato prezioso per questo adempimento cruciale.
Dimentica gli errori nei verbali
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Inizia la prova gratuitaQuesta guida viene aggiornata regolarmente. Ultimo aggiornamento: Gennaio 2025.